안녕하세요
오늘은 회의록 작성법에 대하여 알아보겠습니다.
회의록에 대해 생소하게 느끼는
분들도 꽤 계실 것 같다는 생각이 듭니다.
보통 회의록 작성 없이 그냥 모여서 대화만
나누고 끝인 곳도 많으니까요.
하지만 좀 규모가 있는 곳에 들어가면
가장 막내 사원, 신입 사원에게
회의록 작성 업무를 주는 경우가 많습니다.
기존에 정해진 양식이 있다면 문제가 없겠지만,
알아서 작성 해오라고 하는 경우도 있으니까
이런 경우에는 난감할 수 있으므로..
회의록 작성 시에
반드시 들어가야 할 내용을 미리 숙지하는 것이
중요합니다.
그럼 회의록 작성 시에 꼭 포함되어야 할 내용에는
어떤 것들이 있을까요?
회의록 작성법 첫번째 - 기입할 내용
그 날 회의의 안건과
회의장소, 일자, 시간, 참석 인원,
그리고 회의록을 작성하는 사람의 이름과
직급을 기입하시면 됩니다.
당시 회의에 참석한 사람이 누구이고
어떤 이야기가 정확하게 전달되었는지
차후 확인할 수 있도록 하기 위함입니다.
워드를 통해 기본적인 틀만 만드시면 됩니다.
(회사에 자체 양식이 없다면 말이죠)
일반적으로는 일자와 시간을 제일 위에 표기하고
아래로 순서대로 그 날의 안건,
참석자, 그리고 마지막으로 회의록 작성자의
이름과 직함을 기입해주시면 됩니다.
그 아래로 그날 회의 내용을 체크해두시면 됩니다.
물론 이야기 하나하나를 모두 받아적을 필요는 없습니다.
핵심적인 이야기를 간결하게 표시하시고
업무 분담을 하였다면 어느 부서에서 누가
어떤 업무를 하기로 정하였는지를 기입하시면 됩니다.
회의록 작성법 두번째 - 객관적으로 작성
회의 중 토론한 내용이 있다면,
작성자는 본인의 주관적인 생각이나 느낌으로
작성해서는 안됩니다.
주관적으로 작성할 경우
회의록의 문서적 가치와 객관성이 떨어지게 되므로,
반드시 남들이 말한 내용만 사실에 의거하여
기재해야합니다.
회의 중 주고받은 내용만을
간략하게 핵심 요약하여 적어주세요.
회의 중 최종결정이 되지 않아서
다음 일정을 언급하게 된다면,
다음 일정에 대한 기재를 해주시면 좋습니다.
회의록을 작성하는 이유는
팀원들이 진행한 업무의 기록이며
업무를 원활하게 하기 위함입니다.
만약 그날 회의에 참석하지 못한 사람이 있더라도
회의록을 보고
어떤 회의 내용이 진행되었는지
업무파악이 즉시 가능해야 하는거죠.
결론적으로 회의록 작성법의 핵심은
누가, 무엇을 , 언제까지 등의 결론이 도출되어
잘 적혀 있어야 한다는 점이겠죠
실제 회의에서는 업무 분담을 이야기 하기 때문에
차후 확인을 위해서라도 업무 분담을 명시해두는 것이
꼭 필요합니다.
또, 마지막으로 파일을 업로드 하거나
프린트 하기 전에 미리미리 맞춤법이나
띄어쓰기 등을 점검해보시는 것이 좋겠습니다.
오늘은 회의록 작성법에 대하여 알아보았습니다
필수는 아니지만, 양식이나 작성시 필수 내용을 모른다면
당황할 수 있으니..
미리 체크해서 회의록 작성법 알아두시면 좋겠네요
읽어주셔서 감사합니다.